В предлагаемой вашему вниманию статье расскажем, как настроить перенос данных из программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» в «1С:Бухгалтерию 8» при первом совместном использовании этих программных продуктов. Настройка выполняется однократно, в последующем перенос осуществляется в автоматическом режиме. Возможности учета в «1С:Предприятии 8» многовариантны, поэтому все выбранные варианты необходимо отразить в настройке переноса данных.
Связь между программами «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8» осуществляется на уровне проводок. Для этого в программе предусмотрена специальная обработка Выгрузка данных в бухгалтерскую программу, которая может работать в двух режимах: переноса проводок и переноса кассовых операций.Режим переноса проводок
В режиме переноса проводок в «1С:Бухгалтерию 8» переносится документ Отражение зарплаты в регл учете, сформированный в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8». Обработка Выгрузка данных в бухгалтерскую программу (в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8») запускается из меню Сервис — Обмен данными. Прежде чем запустить обработку, необходимо указать период — месяц, за который выгружаются проводки, выбрать путь и имя файла выгрузки, установить флажок Отражение зарплаты в регл учете (о выгрузке кассовых документов поговорим далее). Выгрузка проводок осуществляется один раз в месяц после расчета зарплаты, начисления взносов и налогов и формирования проводок. Вернее сказать, выгружать и загружать можно сколько угодно раз, но каждая последующая загрузка замещает предыдущую. Далее в меню программы «1С:Бухгалтерии 8» Сервис — Обмен данными с Зарплата и управление Персоналом 8 — Загрузка данных из конфигурации «Зарплата и управление Персоналом 8» следует указать файл, в который была выполнена выгрузка и нажать кнопку Выполнить. Но для того, чтобы подготовить проводки к выгрузке из «1С:Зарплаты и управления персоналом 8», необходимо их сформировать, а это требует определенных настроек. Настройку формирования проводок в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» нужно начинать с настройки используемых измерений учета в «1С:Бухгалтерии 8». Для начала следует указать в «1С:Бухгалтерии 8» в Настройке параметров учета на закладке Расчеты с персоналом, что учет расчетов по заработной плате и кадровый учет ведутся Во внешней программе. Необходимо определить аналитику счета 70:По каждому работнику или Сводно по всем работникам. В случае, когда учет в «1С:Бухгалтерии 8» начат раньше, чем использование «1С:Зарплаты и управления персоналом 8», имеет смысл выгрузить в нее Сведения для выгрузки в новую информационную базу. В меню «1С:Бухгалтерии 8» выбрать Сервис -> Обмен данными с Зарплата и управление персоналом 8 -> Выгрузка данных в конфигурацию «Зарплата и управление персоналом» ред 2.5 (рис. 1). Рис. 1 Необходимо указать файл для выгрузки данных. Обратите внимание — чтобы в дальнейшем получить возможность выгружать в «1С:Бухгалтерию 8» проводки и платежки, нужно позаботиться о синхронизации данных. Сведения об организации, подразделения организаций должны абсолютно совпадать в обеих программах, а если аналитический учет расчетов с персоналом ведется по каждому работнику, то совпадать должны и элементы справочников Физические лица иСотрудники организации. Итак — начальные данные из «1С:Бухгалтерии 8» выгружены. Теперь их следует загрузить в «1С:Зарплату и управление персоналом 8». В меню «1С:Зарплаты и управлении персоналом 8» Сервис -> обмен данными -> универсальный обмен на закладке Загрузка данных необходимо выбрать файл, указанный при выгрузке и нажать на кнопку в верхней части окна Загрузить данные. Далее требуется выполнить в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» начальные настройки в меню Сервис -> Настройка программы на закладке Программа бухучета. Необходимо указать используемую программу бухучета и режим выгрузки. В случае, когда в процессе эксплуатации системы произошла замена редакции «1С:Бухгалтерии 8» (например, с 2.0 на 3.0), следует поменять, соответственно, эту настройку и переформировать проводки до выгрузки их. Флажок Разрешить выгрузку данных по НДФЛ и страховым взносам следует устанавливать, если планируется формирование регламентированной отчетности (персонифицированной ПФР и НДФЛ) в «1С:Бухгалтерии 8». При этом в форме обработки Выгрузка данных в бухгалтерскую программу становятся доступны флажки Данные учета по НДФЛ и страховым взносам (ЕСН) и Данные учета пособий по социальному страхованию (рис. 2). Рис. 2 При установленном флажке Данные учета по НДФЛ и страховым взносам (ЕСН) кроме проводок будет дополнительно выгружаться следующая информация:- документы Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН с соответствующими данными учета, дата которых попадает в указанный период;
- данные из независимых регистров сведений: Доходы с предыдущего места работы (НДФЛ), Применение вычетов (НДФЛ) и Стандартные вычеты физических лиц по НДФЛ, Стандартные вычеты физических лиц на детей;
- данные из регистров накоплений: НДФЛ сведения о доходах, НДФЛ расчеты с бюджетом, НДФЛ имущественные вычеты, Страховые взносы исчисленные, Учет доходов для исчисления страховых взносов, ЕСН Исчисленный, ЕСН Сведения о доходах, введенные за указанный период;
- данные из регистров накопления будут перенесены в документ Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН. Дополнительно по данным движений регистра НДФЛ имущественные вычеты с видом движения Приходбудет создаваться документ Подтверждение права на имущественный вычет.
- в учете конкретного планового начисления конкретного сотрудника;
- в учете конкретного начисления;
- в документе Ввод распределения основного заработка сотрудников организации;
- в учете заработка конкретного сотрудника;
- в учете заработка;
- в учете заработка организации;
- в способе Отражение начислений по умолчанию.
- Отражение начислений по умолчанию используется программой автоматически, когда при формировании бухгалтерских проводок для начислений не задан способ отражения;
- Распределять пропорционально базовым начислениям имеет смысл указывать только для конкретных начислений, рассчитываемых на основе результатов других начислений;
- Не отражать в бухучете имеет смысл указывать для начислений и удержаний, отражение в учете которых производится непосредственно в бухгалтерской программе. В учете не отражаются как сами начисления, для которых задан данный способ отражения, так и налоги и взносы, рассчитанные с этого начисления;
- Отражение доли больничного за счет работодателя не используется с 2011, с того момента, как в программе это начисление стало выделенным в отдельный вид начисления, где и можно указать проводку.
- Страховые взносы (используется для описания порядка отражения в учете страховых взносов на страховую и накопительную части пенсии, ФСС, ТФОМС и ФФОМС);
- ФСС НС (используется для задания соответствия статей затрат по отчислениям в ФСС, на страхование от несчастных случаев на производстве и проф. заболеваний);
- Пособия за счет работодателя (использовалось ранее, когда не было выделено отдельного вида расчета для оплаты пособия за счет работодателя).
Режим переноса кассовых операций
В режиме Переноса кассовых операций обработка Выгрузка данных в бухгалтерскую программу (см. рис. 2 выше) позволяет переносить кассовые и банковские документы. Если проводки, как говорилось ранее, имеет смысл переносить только в конце месяца, то кассовые операции нужно переносить регулярно по мере их возникновения. Для переноса кассовых операций следует установить флажок Кассовые документы и указать вариант выгрузки Все документы или Только депонирование. Перечень выгружаемых документов для варианта Все документы зависит от настройки параметров учета Выплата зарплаты. Если не выбран Упрощенный учет взаиморасчетов, то будут выгружаться следующие документы:- Зарплата к выплате организации;
- Приходный кассовый ордер;
- Расходный кассовый ордер;
- Платежное поручение исходящее;
- Депонирование организаций;
- Списание депонентов в доходы организаций.
- Зарплата к выплате организации;
- Депонирование организаций;
- Списание депонентов в доходы организаций.