6 причин внедрить 1С:Документооборот

Преимущества 1С:Документооборот 8

1. Продукт создан на современной отечественной платформе «1С:Предприятие 8.2», сертифицированный по требованиям безопасности информации №РОСС RU.0001.01БИ00; 2. Легкая интеграция с другими продуктами на платформе «1С:Предприятие 8» и системами других вендоров; 3. Масштабируемость . Существуют различные варианты работы прикладного решения: от персонального однопользовательского, до работы в масштабах больших рабочих групп и предприятий. 4. Возможна также работа в удаленном режиме, как через Интернет, так и при помощи КПК; 5. Возможность настроек системы под персональные потребности сотрудника без привлечения разработчиков:  рабочий стол, поля карточки, дополнительные реквизиты и т.д. 6. Создание графических бизнес-процессов; 7. Наличие инструментов для создания отчетов. При необходимости, перечень отчетов, формирующихся системой,  может быть расширен. Есть возможность создавать отчеты из уже существующих, добавляя условия выборки или требуемые реквизиты. 8. Возможность разработки приложений силами сотрудников организации 9. Наличие инструментов и методик снижения рисков 10. Информационная безопасность организации. Пользователь может войти в систему только со своим паролем и увидеть только те данные, которые он может увидеть, в соответствии с теми правами доступа, которые ему даны. Также существует возможность создания защищенной СЭД с применением электронной цифровой подписью 11. Небольшие затраты на внедрение и владения системой. Внедрение занимает от 1 месяца, затраты на внедрение и сопровождение системы окупаются в короткие сроки. 12. Сформированная система обучения пользователей, в том числе, специализированный электронный курс для пользователей по продукту «1С:Документооборот 8», позволяющий проводить массовое удаленное обучение без отрыва от производства.

Особенности модульного внедрения «1С: ДОКУМЕНТООБОРОТ 8»

Чтобы внедрение прошло успешно, в первую очередь, нужно определиться с технологией внедрения, которая позволит прийти к запланированному  результату. Если  уже на старте проекта внедрения понятно, что типовая конфигурация будет сильно изменена, то в данном случае лучший вариант — проектное или стандартное внедрение. Если предполагается внедрить максимально типовой функционал системы и задачи классического документооборота, связанные с регистрацией входящей и исходящей корреспонденции, учетом договоров, служебных записок, приказов и т.д., то можно использовать модульное внедрение.

Модульное внедрение в данном случае является оптимальным, так как:

  • На модульном внедрении не пишется ТЗ (техническое задание). Заказчик как правило не знает программного продукта и для формулирования требований к системе не компетентен
  • Специалисты исполнителя знают,  как внедрять функционал модуля и не тратят времени на согласование требований (требования сформулированы функционалом системы)
  • По каждому модулю имеются подробные инструкции, которые использует Исполнитель на этапе внедрения, а потом остаются у Заказчика
  • Отлаженные методики внедрения позволяют повысить качество внедрения, в отличие от проектного внедрения, где каждый проект уникален
Важное условие при модульном внедрении — внедряется типовой функционал без доработок и задачи Заказчика будут решены в соответствии с типовой конфигурацией «1С: Документооборот 8». Доработки возможны лишь после внедрения типового функционала, и исчерпаны все возможности решить задачи клиента типовыми средствами.

Примерная длительность при модульном внедрении на 100 пользователей

№ п/п Услуги по внедрению типового функционала в рамках модульного внедрения Дней
1 Установка «1С:Документооборот 8» 1
2 Настройка НСИ (нормативно-справочной информации) 7
3 Интеграция справочников с типовой учетной  системой «1С:Предприятие 8» (Бухгалтерия, Зарплата и управление персоналом, Управление торговлей, Управление производственным предприятием) 10
4 Внедрение модуля хранения файлов 3
5 Внедрение модуля «Регистрация входящих и исходящих документов» 7
6 Внедрение модуля «Организационно-распорядительные документы» 5
7 Внедрение модуля «Учет договоров» 15
8 Внедрение модуля «Служебные записки» 7
9 внедрение модуля «Номенклатура дел» 10
10 Внедрение модуля «Контроль исполнительской дисциплины» 10
11 Внедрение модуля «Категоризация данных» 7
12 Внедрение модуля «Электронно-цифровая подпись» (ЭЦП) 5
13 Внедрение модуля «Штрихкодирование документов» 3
14 Внедрение модуля «Потоковое сканирование» 3
15 Внедрение модуля «Учет рабочего времени» 3
16 Нагрузочное тестирование 7
17 Разграничение прав доступа 10

Сбор требований по видам документов

Вид документа, пожалуй, одно из самых важных понятий при внедрении «1С: Документооборот 8». От выбора правильной классификации видов документов во многом зависит успех внедрения системы электронного документооборота. Для каждого вида документов при внедрении определяются различные параметры: нумерация, вариант хранения, заполняемые поля, учет по корреспондентам, права доступа, шаблоны маршрутов движения документа и т.д.

Вне зависимости от технологии внедрения, в процессе внедрения  требуется сбор максимальной информации по каждому виду документа:

  • Описание назначения, характеристики документа, для чего он нужен,
  • Связи с другими документами. Каким образом описываемый документ относится и привязывается к другим видам документам, какая связь: множественная или единичная. Это позволит в дальнейшем настроить  и анализировать в системе связи между различными документами.
  • Описание нумератора, каким образом нумеруется документ (автоматически,  вручную), в чем заключается формат номера: префикс, номер, постфикс, в пределах какого периода происходит нумерация
  • Определяем номенклатуру дел, к которой относится данный вид документа (индекс дела, заголовок, срок хранения)
  • Описание движения документа, его жизненного цикла от момента его создания, регистрации, утверждения и до момента его исполнения, списания и уничтожения. Данная информация является основной для создания шаблонов бизнес-процессов движения документов.
  • Права доступа. Кому и какие права будут назначены по данному виду документа (чтение, добавление, изменение, удаление и т.д.)
  • Формирование бланка документа, то как он выглядит в бумажном и электронном виде. Данная информация нужна для настройки шаблонов автозаполнения документов
  • Проведение сопоставления документа и карточки документа, на выявления соответствия полей карточки реквизитам документа.
По результатам сбора требований по виду документов, осуществляется настройка программы «1С: Документооборот 8». Далее проводится функциональное тестирование, на соответствие указанных требований. Разрабатываются инструкции, и проводится обучение пользователей, участвующих в маршрутах движения документа. Последний этап — запуск системы в эксплуатацию. После запуска в эксплуатацию осуществляется переход к внедрению следующего модуля, либо на сопровождение системы.

Оставить комментарий

Не волнуйтесь, ваш электронный адрес не будет опубликован.



X

Давайте сэкономим
Ваше время?

Ваше имя *
Номер телефона *

Мы перезвоним и в течение 5 минут
ответим на все Ваши вопросы!