6 причин внедрить 1С:Документооборот

Электронный документооборот — это единый механизм работы с документами, представленными в электронном виде.

Система электронного документооборота (СЭД) — это система, сопровождающая процесс работы с электронными документами. В основу электронного документооборота заложены следующие принципы:
  • Единая информационная база, позволяющая исключить дублирование документов, особенно при территориально-распределенной системе документооборота.
  • Возможность параллельного выполнения операций, что позволяет сократить время движения документов .
  • Непрерывность движения документа, наличие ответственного за исполнение документа в каждый момент времени.
  • Система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
  • Развитая система отчётности по различным типам, статусам и реквизитам документов

6 причин внедрить 1С:Документооборот

1. Повышение качества управляемости

В случае, когда есть электронный документооборот, то вся деятельность по согласованию документа проходит в электронном виде. Согласовывая документ, исполнитель должен внести комментарий к согласованию или отклонению документа. То есть,  если отклоняют документ в системе, то система спросит, почему ты его отклоняешь.  Дай свое обоснование, и сотрудник его напишет, и то, что он напишет сохраниться. К комментариям всегда можно будет вернуться и обсудить. Система электронного документооборота – это упорядоченная деятельность. Также в системе существует механизм принятия задач к исполнению, т.е. после того как задача получена исполнителем, он ее может принять к исполнению, таким образом все заинтересованные сотрудники смогут увидеть – началось ли выполнение данной задачи либо нет. Соответственно можно построить и отчет о задачах принятых к исполнению и среднем времени принятия задач к исполнению.

2. Укрепление исполнительской дисциплины

В системе ведется контроль сроков и результатов исполнения документов, как с использованием категоризации задач в представлениях документов, так и при помощи различных отчетов по исполнительской дисциплине, например, «Сводка об исполнительской дисциплине», которые могут быть представлены и в графическом виде.

3. Снижение затрат и издержек

  • На копирование документов (бумага и расходные материалы), в некоторых организациях количество копий документа составляло более 20 для этапа ознакомления с документами.  Количество документов твердой копии при внедрении системы электронного договора сокращается.
  • Стоимость 1 страницы документа в твердой копии, по оценке одного из росс. аналитиков,  составляет порядка 16 рублей, стоимость 1 листа документа в электронной копии составляет 2 рубля, т.е. разница в порядки.
  • Приобретение, обновление и амортизация копировальной и множительной техники
  • Доставку документов в бумажном виде (время сотрудников и деньги)
  • Содержание архивов бумажных документов
  • Резерв времени позволяет решать другие не менее важные задачи.

4. Экономия рабочего времени за счет

  • Автоматизированной передачи документов между сотрудниками, подразделениями, организациями. Если взять обычный документ в твердой копии, то он перемещается по законам физики, т.е. быстрее, чем человек идет по коридору из кабинета в кабинет, документ переместиться не может. Когда мы работаем с документом в электронной версии, то движение происходит в течение секунд.
  • Регламентации работы с документами как по срокам исполнения (согласования, подписания), так и по выбору исполнителей. Например, приказ по основной деятельности после создания в обязательном порядке пройдет согласование экономистов и юристов, а затем будет подписан у генерального директора. Система сама произведет направление документа в зависимости от заданного маршрута. Автор документа может даже не задумываться о том, кому же направить документ – система сделает это за него.
  • Регламентированного оформления документов, за счет использования бланков документов
  • Группировок документов по различным критериям и организации поиска, как по реквизитам, так и по содержимому файлов.
  • Автоматизированного формирования отчетности. Нет необходимости тратить часы на создания отчета, система может сделать это за минуту.

5. Организация коллективной и групповой работы

  • Можно всю свою деятельность осуществлять,  не вставая со своего рабочего места, не выходя за пределы комнаты, причем даже с учетом территориально распределенной организации. Объединять в систему коллективы или команды людей, находящихся в разных городах.
  • Движение документов по маршруту. В системе организована маршрутизация документов по бизнес-процессам и каждый бизнес-процесс привязан к определенному типу документа. Т.е. система еще и регламентирует движение документов по определенному для их типа маршруту.
  • Делегирование прав.  В системе делегирование организовывается при помощи ролевой маршрутизации.  В этом случае,  при смене исполнителя задачи оперативно попадают на исполнение к новому сотруднику. Система сама будет отслеживать, кто выполняет сегодня обязанности Иванова, если Петров — значит, вся корреспонденция пойдет к Петрову. Системе все равно, хочешь ты исполнять документ или нет, если записано, что ты исполняешь обязанности — будь добр исполни.
  • Работа с файлами.  В системе автоматизирована работа не только с документами, но и с файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации, например, проектные материалы, черновики, результаты обсуждений и другие. «1С:Документооборот 8» позволяет создавать файлы с помощью заранее подготовленных шаблонов.  Для хранения файлов предусмотрена структура папок. Файлы распределяются по папкам. Доступ сотрудника к папке может быть ограничен заданными правами доступа. Использования файловой структуры, структуры внутренних документов и наличие номенклатуры дел позволяет использовать продукт одновременно бизнес пользователям и сотрудникам секретариатов и канцелярий.

6. Централизованное хранение документов

В соответствии с положением о документообороте или инструкцией по делопроизводству организации в программе ведется работа с архивом документов организации. Настраивается номенклатура дел, которая в дальнейшем используется для списания в дело исполненных документов.  Специалистом, ответственным за архив вносятся сведения о передаче дел в архив, о количестве томов каждого дела, нормативные сроки хранения и местоположение каждого дела в архиве.  Это позволяет вести учёт дел, переданных на архивное хранение и облегчает их поиск в архиве.